Datenschutzerklärung für Workify
Stand: 08.05.2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Bearbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Workify ist:
Nachfolgend «Workify», «wir» oder «uns» genannt.
2. Allgemeines
Workify ist eine webbasierte Plattform zur Arbeitsplanung, Schichtplanung, Standortverwaltung und Mitarbeiterorganisation.
Wir nehmen den Schutz personenbezogener Daten ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche Daten wir bearbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte betroffene Personen haben.
3. Bearbeitete Daten
Je nach Nutzung von Workify können insbesondere folgende Daten bearbeitet werden:
- Name und Vorname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Adresse
- Benutzerkonto- und Login-Daten
- Unternehmens- und Standortdaten
- Team- und Rollenzuordnungen
- Arbeitsmodelle, Pensen und Wochenstunden
- Arbeitspläne und Schichtzuweisungen
- Verfügbarkeiten
- Ferien, Abwesenheiten, Freiwünsche und Krankheitseinträge
- technische Logdaten wie IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, Browser-Informationen und Server-Logs
4. Zwecke der Datenbearbeitung
Wir bearbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:
- Bereitstellung und Betrieb von Workify
- Erstellung und Verwaltung von Benutzerkonten
- Verwaltung von Unternehmen, Standorten, Teams und Mitarbeitenden
- Erstellung, Bearbeitung und Veröffentlichung von Arbeitsplänen
- Anzeige von Schichten und Planungsinformationen
- Verwaltung von Verfügbarkeiten und Abwesenheiten
- Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsprävention
- Kommunikation mit Kunden
- Erfüllung gesetzlicher und vertraglicher Pflichten
5. Rechtsgrundlagen
Soweit das Schweizer Datenschutzgesetz Anwendung findet, bearbeiten wir Personendaten nach den Vorgaben des DSG.
Soweit die DSGVO Anwendung findet, stützen wir die Bearbeitung insbesondere auf:
- Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen
- berechtigte Interessen am sicheren und zuverlässigen Betrieb der Plattform
- gesetzliche Pflichten
- Einwilligung, sofern eine solche erforderlich ist
6. Kundendaten und Mitarbeiterdaten
Workify wird von Unternehmen genutzt. Diese Unternehmen erfassen unter Umständen personenbezogene Daten ihrer Mitarbeitenden.
Der jeweilige Kunde ist dafür verantwortlich, dass er berechtigt ist, diese Daten in Workify zu erfassen und zu bearbeiten.
Workify verarbeitet diese Daten im Auftrag bzw. zur Bereitstellung der Plattform. Eine Nutzung für eigene fremde Zwecke erfolgt nicht.
7. Hosting und Speicherort
Die Daten von Workify werden auf Servern in Deutschland gespeichert.
Damit erfolgt die technische Datenverarbeitung grundsätzlich innerhalb Europas.
8. Cloudflare
Wir nutzen Cloudflare zur Absicherung und technischen Bereitstellung der Website und Plattform, insbesondere für Sicherheit, Schutz vor Angriffen, Performance und zuverlässige Auslieferung.
Dabei können technische Zugriffsdaten wie IP-Adresse, Browserinformationen, Zeitstempel und Anfrageinformationen über Cloudflare verarbeitet werden.
Cloudflare verarbeitet personenbezogene Daten nach eigenen Angaben im Rahmen eines Data Processing Addendum als Auftragsverarbeiter bzw. Unterauftragsverarbeiter für Kunden.
Weitere Informationen stellt Cloudflare in seinem Bereich zu Datenschutz und Datensicherheit bereit.
9. Drittanbieter / Dienstleister
Wir setzen folgende technische Dienstleister ein:
- Hosting-Anbieter in Deutschland: Betrieb und Speicherung der Plattformdaten
- Cloudflare: Sicherheit, Schutz vor Angriffen und Auslieferung der Website
- Stripe: Zahlungsabwicklung, Abonnementverwaltung und Rechnungsinformationen
- Mailjet: Versand von System-E-Mails, z. B. Registrierung, E-Mail-Bestätigung, Passwort-Zurücksetzung und Benachrichtigungen
Stripe hat eine eigene DPA und verarbeitet Daten zur Zahlungsabwicklung; außerdem veröffentlicht Stripe seine Service-Provider/Subprozessoren.
10. Zahlungsabwicklung
Für kostenpflichtige Abonnements verwenden wir Stripe. Stripe verarbeitet Zahlungs-, Rechnungs- und Transaktionsdaten, die für die Abwicklung von Zahlungen und Abonnements erforderlich sind. Dazu können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Zahlungsstatus, Abonnementdaten und technische Zahlungsinformationen gehören.
Workify speichert keine vollständigen Kreditkartendaten.
11. Keine Weitergabe an Dritte
Wir verkaufen personenbezogene Daten nicht.
Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, außer wenn:
- dies zur Bereitstellung von Workify technisch erforderlich ist
- eine gesetzliche Pflicht besteht
- dies zur Durchsetzung berechtigter Ansprüche erforderlich ist
- der Kunde oder die betroffene Person eingewilligt hat
12. Cookies und Tracking
Workify verwendet keine fremden Marketing-Cookies und kein externes Werbe-Tracking.
Für den Betrieb der Plattform können technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, insbesondere für Anmeldung, Sicherheit, Sitzungsverwaltung und Zahlungsabwicklung.
Analytics wird intern durch Workify betrieben. Dabei werden keine fremden Tracking-Dienste eingesetzt.
Es werden keine fremden Cookies zu Werbe- oder Profilingzwecken eingesetzt.
13. E-Mail-Kommunikation
Wir können E-Mails versenden, z. B. für:
- Registrierung
- E-Mail-Bestätigung
- Passwort-Zurücksetzung
- wichtige Systeminformationen
- Hinweise zum Kundenkonto
E-Mails werden nur im notwendigen Umfang versendet.
Für den Versand von System-E-Mails verwenden wir Mailjet. Dabei werden insbesondere E-Mail-Adresse, Name, technische Zustellinformationen und der Inhalt der jeweiligen System-E-Mail verarbeitet.
14. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unberechtigtem Zugriff und unbefugter Veränderung zu schützen.
Dazu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, sichere Passwörter, verschlüsselte Verbindungen und rollenbasierte Berechtigungen.
15. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die Nutzung von Workify, die Vertragserfüllung, gesetzliche Pflichten oder berechtigte Interessen erforderlich ist.
Nach Beendigung des Vertrags können Kundendaten gelöscht oder nach einer angemessenen Frist entfernt werden, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
16. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen können im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere folgende Rechte haben:
- Auskunft über bearbeitete Daten
- Berichtigung unrichtiger Daten
- Löschung von Daten
- Einschränkung der Bearbeitung
- Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen
- Herausgabe oder Übertragung von Daten, soweit anwendbar
Anfragen können an die oben genannte Kontaktadresse gerichtet werden.
17. Rechte von Mitarbeitenden unserer Kunden
Wenn Mitarbeitende eines Kunden Fragen zu den über sie in Workify gespeicherten Daten haben, sollten sie sich in erster Linie an ihren Arbeitgeber wenden.
Der Arbeitgeber entscheidet als Kunde über die Erfassung, Pflege und Nutzung der Mitarbeiterdaten innerhalb von Workify.
18. Auftragsbearbeitung / Auftragsverarbeitung
Sofern Workify personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden bearbeitet, kann bei Bedarf eine Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung bzw. Auftragsverarbeitung abgeschlossen werden.
Diese regelt die datenschutzrechtlichen Pflichten zwischen Workify und dem Kunden.
19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Workify, rechtliche Anforderungen oder technische Abläufe ändern.
Die jeweils aktuelle Version ist auf der Website verfügbar.
20. Kontakt
Bei Fragen zum Datenschutz: